優先順位に迷った時は「片付け」を先にする

こんにちは。山田亜希子(@umenorika1208)です。

何かをしている時に「これ、どれからやればいいの?」と迷うことはありませんか?

朝、出社した会社員の場合では

  • 顧客から昨日届いたメールの返信
  • 今日の午後の会議で使う資料の作成
  • 「取引先から電話です」と内線が入った

というシーンでは、きっと「どれも大事に見える、どうしよう」となるでしょう。

また、仕事が終わって帰宅後、子どもの寝かしつけが終わったワーキングマザーであれば

  • シンクにたまった汚れた食器の後片付け
  • 明日の朝一番で提出するプレゼン資料の作成
  • 毎日の日課である、夜の洗濯

この3つの優先順位には迷うはずです。

いくつものタスクが同時に目の前にある。
そして、重要度の違いには大きな差がない。

このような時、あなたはどうすればいいのでしょうか?

優先度が同じタスクに順番をつける方法

今までにも、タスクをこなすことについてはお話ししてきました。
これまでの記事を踏まえて、さらに私がお伝えしたいこと。
それは「片付けを先にしよう!」です。

散らかった部屋と物が少なくてスッキリした部屋。
あなたはどちらの部屋に住みたいと思いますか?
人によって感じ方は違うと思いますが、半数以上の人がスッキリした部屋を選ぶことでしょう。

これをタスクに置き換えると、

  1. たくさんのタスクが散らかっている状態は好ましくない
  2. なので、「完了」の意味があるタスクから進めていく

となります。

ふたつのケーススタディ

では、冒頭で出てきたふたつのシーンについて、「私ならこうする」をお話しします。
ひとつの案ではありますが、考え方の参考になるはずです、

ケーススタディ1:会社員の場合

私がこの会社員であれば

  1. 顧客から昨日届いたメールの返信
  2. 今日の午後の会議で使う資料の作成
  3. 「取引先から電話です」と内線が入った

この順番でタスクを進めます。

お客様を昨日から待たせているのですから、メールへの返信が最優先です。
ただし、その内容は「受け取りました、返答はまた後ほど」
「見ました」を伝えることで安心していただき、締め切りの迫った別のタスクに移ります。

こちらの記事ではLINEへの返信をテーマにしていますが、メールの返信でも考え方は同じです。

仕事で使うメールなのでここまで徹底することは難しいですが、ルール設定の土台としてご覧ください。

次は、午後からの会議で使う資料作成へ。
会議の開始時間は決まっているのですから、優先順位は必然的に高くなります。

最後が取引先への電話。
かかってきた時点では「後から折り返します」としておき、急ぎのタスクが終わった段階で改めて連絡します。

割り込みに対して取り急ぎの対応をするのか、それとも後回しにするのかを決める。
これには「優先順位が高い作業に集中できる」効果があります。

割り込みに几帳面に反応していたのでは、本当にあなたがするべきことができなくなってしまいます。

また、期限が先であったとしても、あなたにとって大事であればやります。

今回は触れませんでしたが、
急ぎではないが重要なタスクを締め切り順に進めていたのでは「いつまでたっても、しない」になりかねません。
よくある話なので、「締め切りに振り回されない」は、特に意識してくださいね。

ケーススタディ2:ワーキングマザーの場合

家に仕事を持ち帰ったワーキングマザーが、仕事に取り掛かる前にすること。
それは、目の前にある家事を終わらせることです。

家事が片付かないまま資料作成に入っても、「あれ、しなきゃ」と気になることでしょう。
結果として、よい仕事はできません。
なので、焦る気持ちをグッと抑えて、まずは家事を完了させます。

その日の家事がすべて終われば、あとは仕事に全力投球。
明日のこともありますから、プレゼン資料の作成に集中するという流れです。

最後に洗濯を残したのは、プレゼン資料の方が先に締め切りを迎えるから。
洗濯という家事は、1日くらい休んでもどうということはありません。
時間が残れば洗濯まで終わらせますが、場合によってはプレゼン資料が完成したら寝てしまうかもしれません。

ということで、結論としては

  1. シンクにたまった汚れた食器の後片付け
  2. 明日の朝一番で提出するプレゼン資料の作成
  3. 毎日の日課である、夜の洗濯

以上になります。

片付けをひとつづつ完了させて、頭も心も軽やかに!

私たち人間は、いくつもの作業を同時に進めることはできません。
タスクリストに100個の項目があったとしても、ひとつずつ完了させるしかないのです。

そんな私たちがやるべきことを減らすために効果的な方法が、「片付け優先」という方針です。

「あともう少しで完全に終わる」
「ここまでやっておけば、続きは後回しでも構わない」

こういったタスクをサクッと終わらせることで、あなたの頭と心のゆとりは確実に増えます。
あとは確保した余裕を生かして、どんどん作業を進めるだけです。

「物事の優先順位に迷った時のキーワードは片付け」
まずは3日間、やってみてくださいね。

タイトルとURLをコピーしました