割り込みタスクには、どう対処する? – ルールを設けてタスクの交通整理をしよう!

こんにちは。山田亜希子(@umenorika1208)です。

1日の計画を立てて「よし、これでバッチリ!」と思う。

それなのに、急に入った割り込みタスクに時間を取られてしまった。
こんな失敗談が、あなたにはありませんか?

いきなりやって来る予想外のタスクにイライラする前に、まずは対策を知ることが重要です。

今日は「割り込みタスク、こんな時はどうする?」と題して、3つのパターンに分けて解決策をご紹介します。
これを読んで「こんなはずじゃなかったのに…」から、開放されてくださいね。

「今すぐ」は、避けられない

まず最初に申し上げたいのは、
割り込みタスクを100パーセント回避するのは不可能という事実です。

たとえば

  • 食事をしていた時に、コップを倒してテーブルが水浸しに
  • 外出先で転んで怪我をしたため、病院に行った

といった突発的に起きる出来事は、誰の身にも起きる可能性があります。
そして、避けることが難しいのはお分かりいただけるかと。

さらに、先ほど挙げたような場面では、すぐに対処することが求められます。
水浸しになったテーブルは拭かなければなりませんし、怪我をしたのなら病院に行くのはやむを得ないでしょう。

これらのような

  • 避けられない
  • 即時の対応が求められる

ケースに関しては「コントロールしたい」と思うこと自体が無駄です。

つまり「すぐにしなければならない」と判断したのであれば、できるだけ早く手を打つこと。
スピード感のある対応が、この種の割り込みタスクに関してはベストな対策と言えます。

まずは「3分ルール」で割り振る

では、先ほどのような緊急性の高いタスクではない場合は、どうすればよいでしょう?

この質問に対する私の答えは

  1. すぐに始めない
  2. 割り込みタスクをこなすのに必要な時間を予測する

以上のふたつ。

言い換えれば「今、あなたが進めているタスクが、より優先順位は高い」という回答です。

「割り込みタスク」と言うくらいなので、それは後からやって来た作業ということ。
余程のことがない限り、緊急性や重要度が高いということはありません。
それであれば、今、目の前にあるタスクを先に終わらせて、やるべきことの数を減らすことが得策だと言えます。

さらに、割り込みタスクについて、私は

  • 3分以内で完了するのなら、即座にこなす
  • それ以上であれば後回し

というふたつのルールを持っています。

すぐに終わるのであれば、タスクリストに入れるまでもありません。
いたずらにタスクの数を増やすのは、得策ではないので。

また、ある程度の時間が必要であれば、目の前のタスクが終わった後に改めて検討します。

落ち着いて考えた結果「私がしなくてもいいのでは?」となることも。
「すぐにしない」選択を取る、最も大きなメリットです。

思いついたことは、すぐに手を付けない

最後にご紹介するのは、頭の中にふと浮かんだ「あ、あれしたい!」について。
人によって発生する頻度は違いますが、私は多い方だという自覚があります。
せっかくなので、同じ傾向のある方向けに対策をお伝えしますね。

私の対策は、基本的には先ほどと同じです。

思いついたからといってすぐ手を付けるのではなく、手近なメモに書いて寝かせることからスタート。

書いてから1日過ぎた時点で「それでもやる」のであれば、ようやくタスクとして採用です。
いつするのかの計画を立てて、タスクリストに入れます。

思いついたことを全部こなそうとしたら、キリがありません。
なので、本気でやりたいのかどうかを見極めるために「時間を置いて、再検討する」という方法に落ち着きました。

割り込みタスクに負けない「私」になる!

「たった一瞬であったとしても、完全に思い通りに時間を使うことはできない」
これは私の持つ、ある種の人生哲学(というほど大げさなものではありませんが)です。

また、人はひとりでは生きていけない以上、他人との関わりを持ちながら毎日を過ごします。
その結果、他人からの依頼を避けることは非常に難しいという現実と向き合わなければなりません。

自分ひとりであってさえ、思い通りにすることができない。
まして、他人を思うがままに動かすことなど、できるはずがない。

これらを理解できるのであれば「割り込みタスクに対して何らかの手立てが必要だ」という結論に、自然と行き当たるのです。

「こんな時はどうする?」を事前に決めておくことで、割り込みタスクに感じるストレスは大幅に軽くなります。
まずは私のルールを参考にして、ぜひあなたにピッタリの「マイルール」を決めてくださいね。

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